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mais abrangente, dinâmica e eficaz, trazendo mais clareza nos procedimentos na capital carioca”.
Danilo Monteiro, sócio-executivo dedicado ao acompanhamento do departamento de controlado- ria no Escritório de Curitiba, acrescenta que o tra- balho do setor, que é realizado há mais de 10 anos na Unidade, garante maior segurança no controle dos prazos, com uma equipe focada em todos os detalhes do processo.
O principal diferencial é que a atuação das con- troladorias no GSGA vai bem além das atividades mais executórias, com avaliação analítica da situ- ação das ações, demandas e pontos críticos, e é realizada por profissionais com ampla experiência nessas questões.
CADA SISTEMA, UMA DIRETRIZ
Há quase 40 sistemas diferentes nos tribunais em todo o Brasil e cada um tem suas especificações e regras próprias, que variam desde a forma de pu- blicação – no jornal, envio digital ou entrando perio- dicamente no sistema com certificado digital – até formatos e tamanhos de arquivos para envio. “Atua- mos em todo o Brasil, os sistemas mudam constan- temente e é um desafio diário lidar com a falta de uniformização”, comenta Danielly Porto.
“Temos uma rotina diária de captura de infor- mações, movimentação das intimações, com pesso- as treinadas e tudo com duplo controle pelo menos, inclusive do ponto de vista da captura. Contratamos empresas especializadas na identificação das publi- cações e as informações são conferidas pelo menos por duas pessoas”, esclarece Danilo Monteiro.
Sandrya Valmaña explica que para acompanhar todas as determinações a equipe realiza mapea- mentos das normas relativas aos processos ele- trônicos. Há 18 anos no GSGA, antes de assumir a controladoria ela organizava os fluxos e controles do contencioso. “Com o aumento do volume de de- mandas, em 2018 saí do meu grupo para organizar a controladoria no formato atual”, diz. “No início, o trabalho principal era de acompanhamento das pu- blicações e controle dos prazos, mas o trabalho evo- luiu e passamos a cuidar de diversas outras rotinas importantes durante todo o trâmite do processo. Hoje, em São Paulo, marcamos uma média de 100 prazos por dia. Todo o controle é duplicado, segui- mos regras de segurança e trabalhamos com dois dias antes do prazo real”.
A controladoria vê as publicações, realiza dili- gências nos fóruns, despacha documentos, obtém cópias de materiais, cuida do pagamento das cus- tas e do acompanhamento do cumprimento dos prazos, manifestações e todas as ações demanda- das nos processos. Também é responsável pelos protocolos e pelo processamento das informações, inserindo dados tanto no sistema da Organização quanto nos diferentes sistemas dos clientes. “É um trabalho bem técnico e exige cuidados. Quando en-
tramos em um processo, por exemplo, em alguns casos há o risco de ser considerada ciência tácita, e nós fazemos essa análise para alertar aos advo- gados. Avaliamos o processo para verificar se está tudo certo ou é necessária alguma outra providên- cia”, informa Sandrya Valmaña.
Para Danielly Porto, esse controle centralizado garante maior clareza e mais segurança aos profis- sionais que atuam nos processos. “No Rio, recebe- mos diariamente mais de 50 avisos de movimenta- ções dos tribunais por dia”.
Danilo Monteiro ressalta ainda a importância da troca de experiência entre as Unidades, que for- talece as atividades. “Temos uma grande equipe cuidando da controladoria em todo o GSGA. Uma experiência que acontece em uma Unidade, uma identificação de um possível risco, é compartilhada entre Curitiba, São Paulo, Rio de Janeiro, Brasília e Belo Horizonte. Essa troca é um diferencial”.
As novas determinações obtidas nos mapeamen- tos, dados de alertas e todas as informações neces- sárias para o bom andamento dos processos ou im- portantes para os clientes são transmitidas para toda a equipe e os advogados responsáveis pelos proces- sos são atualizados sobre o andamento. “Participo do Comitê do Contencioso (CCONT), e nas reuniões discutimos várias questões de riscos que surgem nos processos, analisamos e orientamos os advogados sobre detalhes”, diz Sandrya Valmaña.
Esse controle conquistado com a estrutura con- solidada promove redução de riscos e problemas, aumentando a margem de segurança no patrocínio dos processos. Consequentemente, isso reflete de modo muito positivo ao cliente, que terá a seguran- ça de que o seu processo está sendo acompanhado de modo 100% seguro. Como ainda há uma grande quantidade de processos físicos e a tendência é que gradativamente sejam transformados em eletrôni- cos, a perspectiva é que as controladorias do GSGA continuem ampliando sua equipe e atuação.
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Atuamos em todo o
Brasil, os sistemas mudam constantemente e é um desafio diário lidar com a falta de uniformização
Danielly Porto
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